Artisans du BTP : Les 5 méthodes pour arrêter de perdre du temps sur l’administratif
Quand on bosse sur les chantiers, la paperasse, c’est souvent la cerise moisie sur le gâteau. Entre les appels clients à midi, les devis à refaire parce que “finalement on va changer les fenêtres” et les factures oubliées au fond du camion, il y a de quoi devenir chèvre. Pourtant, avec quelques ajustements malins, on peut reprendre la main. Voici cinq vraies méthodes testées et approuvées pour remettre un peu d’ordre dans ce chaos.
Auteur :
Matteo MONDI
Catégorie :
Conseil
Temps de lecture :
1 minutes
Dernière modification :
10 avril 2025
Auteur :
Matteo MONDI
Catégorie :
Conseil
Temps de lecture :
1 minutes
Dernière modification :
20 avril 2025
1. Choisir un jour sacré pour la paperasse. Et s’y tenir.
Pas besoin d’un miracle. Juste d’une règle simple : un jour, une mission. Le vendredi matin, par exemple, devient le moment "bureau". On ne touche pas aux perceuses, on ne va pas sur les chantiers. C’est café, ordi, devis, factures et mails en suspens.
Un maçon avec qui je bossais jurait que ce rituel lui avait sauvé ses week-ends. Il appelait ça son “vendredi zen” — deux heures tranquilles, téléphone en silencieux, documents rangés à la main dans des chemises couleur chantier.
Le secret ? Ne pas traiter l’administratif comme un truc qu’on cale quand il reste du temps. Sinon, il ne reste jamais rien.
2. Tracer ses chantiers comme on trace une dalle
Pas de béton sans plan. Et pas de chantier sans un vrai planning. Un vrai de vrai. Pas une colonne griffonnée sur un coin de table, pas un tableau blanc au fond de l’atelier.
Certaines équipes bossent encore avec des plannings Excel imprimés et punaisés dans la camionnette. Pourquoi pas. Pour visualiser les grandes étapes du mois, ça fait le job.
Mais soyons clairs : dès qu’il s’agit de devis, factures, relances ou gestion client, là, Excel décroche complètement. C’est comme poser du carrelage avec une truelle de maçon. C’est pas fait pour.
Topela, lui, a été taillé sur mesure pour ça. Tu bosses dans le BTP, il parle ton langage
3. Penser ses tâches comme un chef d’orchestre, pas comme un homme-orchestre
Il faut tout noter. Absolument tout. La fuite à vérifier chez Madame Dupont. L’appel à passer au fournisseur qui t’a encore envoyé le mauvais carrelage. Le rendez-vous avec l’architecte qui change d’avis comme de chemise.
Si tu te dis “je m’en souviendrai”, tu te mens. Et tu perds du temps. Et parfois, un client.
Certains collent encore des post-it sur le tableau électrique du camion — rouge pour urgent, vert pour “à voir”, bleu pour “à oublier”. Pas très numérique, mais pourquoi pas.
Dans Topela, tu crées des notes directement liées à tes chantiers ou à tes clients. Tu les classes par priorité, tu les retrouves sans fouiller, et surtout — tu n’es plus le seul à les voir. Ton assistante ou ton apprenti peut y accéder pendant que tu es les deux pieds dans la poussière. C’est ton pense-bête partagé, toujours au bon endroit, jamais perdu sous une pile de papiers. Tu hiérarchises, tu coches, tu avances. Point.
Parce qu’en vérité : ce qui n’est pas écrit n’existe pas. Et ce qui n’est pas trié t’explose à la figure le dimanche matin, quand tu pensais enfin faire la grasse mat'.
4. Garder ses documents à portée de main, pas au fond du camion
Un devis coincé entre deux factures EDF, un reçu planqué sous le siège passager… Tu ne gères pas une boîte, tu joues à cache-cache avec ton administratif.
Avec Topela, finis les fouilles archéologiques. Tous tes devis, toutes tes factures, tous tes paiements — rangés, horodatés, consultables à tout moment. Tu sais si une facture a été réglée ou non, tu peux renvoyer un document à un client sans fouiller dans ta boîte mail de 2019.
Besoin de faire un tri ou d’archiver ? Un clic et tu exportes ce qu’il te faut. Libre à toi ensuite de créer un dossier “Clients 2025” ou “Chantiers terminés” sur ton ordi. Mais au moins, tu pars d’une base propre. Pas d’excuse.
Un artisan m’a dit un jour : “Topela, c’est comme un classeur magique. Sauf que je ne perds plus les intercalaires.”
5. Passer au niveau supérieur avec Topela
À un moment, faut arrêter de bricoler avec des bouts de ficelle. Topela, c’est un peu le super assistant qu’on rêverait d’avoir : jamais fatigué, toujours carré, zéro oubli. Tu veux créer un devis ? Trois clics. Une facture ? Pareil. Suivre un paiement, relancer un client, classer tes contacts ? Tout est là. Et mieux : tu trouves des chantiers sans éplucher 15 groupes Facebook à 23h.
Un électricien m’a confié qu’il avait récupéré 7 heures par semaine depuis qu’il est passé sur Topela. “Je fais mes devis au comptoir du PMU maintenant.” Bon, on ne cautionne pas tout, mais on comprend l’idée.
L’administratif ne disparaîtra jamais. Mais tu peux lui faire comprendre qui commande. À toi de prendre le volant, avec méthode, ruse et un peu d’aide bien pensée. Pas besoin de devenir Steve Jobs. Juste d’arrêter de courir après les papiers comme un pompier en sandales.